Conditions de participation
Neuchâtel 2024

Neuchâtel Street Food Festival
Édition 6

Dates
29 août au 1er septembre 2024

Lieu
Place du Port
2000 Neuchâtel

Horaire d’ouverture
jeudi : 17h-00h
vendredi : 11h30-00h
samedi : 11h30-00h
dimanche : 11h30-22h

Le festival aura lieu par tous les temps.
La vente de boisson est interdite.

Notre esprit : L’objectif du Festival est que les visiteurs viennent déguster un maximum de mets différents, les portions et les prix doivent donc être le plus raisonnable possible. Nous vous recommandons vivement de proposer des portions dégustation à petit prix. Ces conditions sont très importantes pour nous et pour le succès de l’événement, nous comptons sur vous pour les respecter. De plus, nous vous recommandons de proposer une carte la plus réduite possible afin de faciliter votre logistique et la rapidité de votre service.
IMPORTANT : La nourriture doit être suffisante pour tenir jusqu’à la fin du Festival. Sachez vous adapter en fonction de la météo.

Sont acceptés comme exposants :

• Food Trucks

• Restaurateurs

• Traiteurs

• Cafetiers
  
  
  
  

1.     Frais d’inscriptions et autres coûts

a.     Frais de participation
Le prix pour un espace est de 10% du chiffre d’affaires, avec un acompte minimum pour les 4 jours de l’événement qui sera à payer par transfert bancaire au préalable (montant TTC).
De plus chaque stand devra verser 200.- CHF pour la redevance manifestation exigée par le SCAV de Neuchâtel (50.- CHF par jour et par stand).

• Stand Basique de 3 x 3m: 1’000.- CHF + 200.- CHF SCAV = 1’200.- CHF

• Grand Stand de 4-6m x 3m: 1'200.- CHF + 200.- CHF SCAV = 1’400.- CHF

• Food Truck: 1'400.- CHF + 200.- CHF SCAV = 1'600.- CHF

• Truck/Stand café: 1’000.- CHF + 200.- CHF SCAV = 1’200.- CHF

Après confirmation de votre inscription par les organisateurs, vous devrez payer l’acompte dans le délai qui vous sera indiqué. Ce n’est qu’à ce moment que l'espace pour votre Food Truck/stand sera garanti. Le cas échéant, sans réception du virement, l’espace sera remis au prochain sur la liste d’attente. Il n’y aura qu’un seul rappel.
IMPORTANT : Le solde du paiement, qui complétera l’équivalent des 10% de votre chiffre d’affaires, devra être payé par transfert bancaire dans les 7 jours suivant la manifestation.
IMPORTANT : Les acomptes ne sont pas remboursés. Si le festival devait être annulé pour cause du COVID-19, votre acompte vous sera remboursé à l'exception d'une retenue de CHF 80.- pour les frais liés à l'organisation.

Exemple de calcul 1 :
Vous louez un espace et payer votre acompte initial (frais de l'emplacement + SCAV).
Vous vendez vos plats pendant 4 jours pour un chiffre d'affaire total de 16'000.- CHF
Vous devez 10% de votre chiffre d’affaires pour la location de l’espace, donc 1'600.- CHF.
Il vous reste à déduire des 1'600.-CHF le montant de l'acompte initial (hors SCAV) pour calculer votre solde à payer:
Un Food Truck devra verser encore 200.- CHF (1'600-1'400=200.- CHF), un Stand Basique devra payer 600.- CHF (1'600-1’000=600.- CHF), un Grand Stand devra payer 400.- CHF (1'600-1’200=400.- CHF) etc...

Exemple de calcul 2 :
Vous louez un espace et payer votre acompte initial.
Vous vendez vos plats pendant 4 jours pour un chiffre d'affaire total de 5'000.- CHF.
Les 10% de votre chiffre d'affaires (500.- CHF) est inférieur à l’acompte, vous ne devez donc rien verser en plus mais aucune part de l'acompte ne vous sera remboursée.

b.     Obligation d’utiliser une caisse enregistreuse
Il est obligatoire d’être équipé d’un système de caisse qui produise des décomptes journaliers. Peu importe qu’il s’agisse d’une caisse enregistreuse ou d’un système iPad comme Square(gratuit)/Grastrofix/Lightspeed. L’important est qu’il s’agisse d’un système qui enregistre toutes les ventes. 
Chaque exposant doit montrer son ticket final lors de son départ le dernier jour de l’évènement. Le ticket doit montrer les chiffres d’affaires quotidiens et le chiffre d’affaire global. Aucune caution ne sera rendue si vous ne communiquez pas votre chiffre.

Conseil: Les visiteurs paient souvent avec des cartes de crédit, nous vous recommandons d’utiliser les possibilités de paiement électronique (sumUp, MyPos, Six Payment Services etc). Les bars n’accepteront que les cartes et pas de cash.

Si nous avons l’impression que les chiffres annoncés sont volontairement faussés, nous reverrons notre sélection des participants lors de la prochaine édition. 

 c.     Caution
Aucune caution ne sera demandée à votre arrivée. En revanche, des frais peuvent être amendés à la fin du Festival, directement en cash, par les organisateurs dans les cas suivants (vous serez toujours avertis au préalable d’une amende retenue contre vous):

• Non respect des conditions générales du Festival (vente de boisson, surconsommation d'électricité par rapport à la nécessité indiquée, ouverture tardive, etc.)

• Départ anticipé par rapport à l'heure fixée par le Festival

• Propreté jugée insatisfaisante de l'espace mis à disposition (poubelles laissées, taches au sol etc).

• Non respect des règles en vigueurs par rapport à la gestion des déchets (cf point 8.)

• Dommage causé au matériel mis à disposition ou loué.

• Utilisation de vaisselle à usage unique (cf point 2.)

• Pas équipé avec du matériel professionnel, selon les demandes de l’organisateur

• Non-conformité aux critères sanitaires en vigueurs dans le canton (SCAV)

• Comportement inadapté au bon fonctionnement du Festival

Si les dégâts constatés sont plus importants et/ou demande une délai de vérification avec les teneurs du lieu/Ville, les organisateurs se réserveront le droit d’envoyer une facture supplémentaire post-évènement.

d.     Désistement
Une fois inscrits et sélectionnés, les Food Truck/stands s’engagent à participer au Festival dans son intégralité. En cas de désistement, les frais d’inscription ne pourront pas être remboursés.
Dans certains cas particuliers, les organisateurs peuvent annuler une inscription même après confirmation, les frais d'inscriptions seront à ce moment là remboursés.

2.     NOUVEAU! Vaisselle et couverts consignés

En 2023, le Geneva Street Food Festival a mis en place un système de vaisselle réutilisable et consignée, afin de limiter les déchets. Nous nous occupons de la logistique, et tous ensemble nous aidons notre écosystème. Il est absolument interdit d’utiliser de la vaisselle à usage unique. Le seul contenant accepté est un support papier non filmé (sachet churros, sachet frite, papier de burger etc)

Fonctionnement pour les Food Trucks/Stands
Lors de l’inscription vous indiquez le type et le nombre de vaisselle/couverts dont vous aurez besoin pour l’entièreté du Festival. Il est important que vos estimations soient le plus juste possible afin que les organisateurs puissent s’approvisionner en conséquence.
- Le point de collecte se trouve en backstage, vous pourrez y récupérer quotidiennement la vaisselle/les couverts (voir horaires ci-dessous). A la fin du Festival le point de collecte sera ouvert afin que vous puissiez rendre la vaisselle non utilisée.
Attention : afin de minimiser le lavage non-nécessaire, ouvrez seulement les caisses dont vous avez besoin.
- Le coût de la location de la vaisselle/des couverts vous sera facturé à l’issue du festival. Chaque stand se verra attribué un QR code sur lesquels seront enregistrés les achats et les retours. Le montant a payé vous sera communiqué par facture.

Heure d’ouverture du point de collecte pour exposants
Jeudi 29 août: 14h00 à 17h00
Vendredi 30 août au samedi 31 août : 11h00-11h30  
Dimanche 1er septembre : 11h00-11h30 et 22h00 – 23h00
En dehors des heures d'ouverture et en cas de besoin urgent, vous pouvez appeler au numéro de garde suivant : ‎077 406 91 36.
Veuillez noter qu'il y a un supplément de 5.- CHF par boîte dépannée.

Tarifs de location de vaisselle pour les exposants (TTC)

Exemple
Vous prenez une caisse d’assiettes, elle vous sera facturée 380.- CHF:
- 300CHF seront récupérés lorsque vous encaissez les 3.- de consigne à vos clients
- 50CHF seront récupérés quand vous rendez la caisse vide au point de collecte
- le solde de 30.- non récupéré est le coût du lavage

* Nous vous conseillons de ramener les causses le plus vite possible, le jour même pour 1. ne pas les perdre/ vous les faire voler et 2. pour avoir plus de place.
**Nous vous conseillons aussi de venir au point de collecte (en backstage) avec un petit chariot, les caisses sont lourdes!!!
*** Important : Merci de prévoir sur votre caisse une touche à part pour les consignes ! Car elles ne doivent pas être comptabilisées dans votre chiffre d’affaires quotidien!

Fonctionnement pour les visiteurs
Chaque Food Truck/Stand demande une consigne à son client tel qu’indiqué ci-dessous en lui donnant un jeton pour chaque élément de vaisselle utilisé.
Assiette creuse ou bol: 3.- CHF TTC/ pièce
Fourchette, couteau ou cuillère : 1.- CHF TTC/ pièce

Plusieurs points de retour consigne seront mis en place par les organisateurs afin que les visiteurs puissent déposer leur vaisselle sale et récupérer leur caution grâce au jeton. Attention : les Food Truck/Stands ne doivent ni reprendre la vaisselle / couverts sales, ni rendre de cautions. Si un visiteur souhaite être resservi dans sa même assiette, ceci est possible sans frais.

Si un exposant ne respecte pas l’ensemble de ces réglementations, 120.- CHF seront facturés (voir point 1.c.).

3.     Location de matériel

Les frais de participation ne concernent que l'emplacement, aucun matériel n'est mis à disposition gratuitement. Si besoin, la liste de matériel disponible à la location est la suivante:

• Table individuelle (longueur 220cm, largeur 80cm) à 25.- CHF. Les tables ne sont en location que pour les stands et pas pour les Food Trucks.

• Frigos (hauteur 158cm, longueur 62cm, profondeur 62cm, volume 305lt., 4 tablars de rangement) à 50.- CHF. Les frigos loués par les Food Truck sont placés en backstage, les autres sont placés directement sur les stands.

• Les Food Trucks ont l'option de réserver un emplacement pour un camion frigorifique pour 150.- CHF (attention nombre de places limité)

Les réservations sont à faire dans le formulaire d’inscription. Il n’est pas possible de louer des tentes.

4.     Électricité

La politique sur les frais d’électricité change cette année en raison de l’augmentation généralisée de tous les frais qui s’y rapportent (tarifs au KwH, main d’oeuvre, installation etc).

a. L’installation basique d’électricité, branchement T 13, est au tarif de 75.- CHF par prise branchée sur le tableau principal pour une consommation jusqu’à 2’300 Watt. Maximum 3 prises autorisées.
b. Pour une consommation jusqu’à 9’000 Watt, il vous faudra une prise CEE 16, au prix de 150.- CHF par prise branchée sur le tableau principal. Maximum 2 prises autorisées.
c. Pour une consommation jusqu’à 16’000 Watt, il vous faudra une prise CEE 32, au prix de 200.- CHF par prise branchée sur le tableau principal. Maximum 1 prise autorisée.
Pensez à vous munir d’un petit tableau de distribution ou multiprise sur votre stand pour y brancher tous vos appareils, ainsi vous n’aurez qu’à brancher une seule prise au tableau principal.

Dans le formulaire d’inscription il est obligatoire de remplir la liste exhaustive de tous les appareils électriques utilisés ainsi que leur consommation. Faites l’addition des Watt de chacune de vos machines afin de savoir quel branchement vous aurez besoin. Les sources d’électricité sont limitées, n’en abusez pas!
Seront mis à disposition et toléré uniquement les besoins mentionnés dans le formulaire. Pour l’utilisation de chaque appareil non annoncé un montant de CHF 200.- sera facturé.

N'oubliez pas d'annoncer les éventuelles lumières que vous aurez sur votre stand et de choisir des options à basse consommation, tel les LED. Chaque Food Truck/stand doit apporter ses rallonges, câbles et adaptateurs suisses pour se connecter aux tableau électriques. Il s’agit de câbles d’une longueur minimum de 30m.
IMPORTANT : Nous exigeons que tous les Food Trucks/stands utilisent du matériel professionnel étanche pour usage extérieur. Des coupures de courant peuvent avoir lieu pendant l’événement. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité d’une éventuelle perte de ventes sur cette phase.

5.     Montage et démontage

Le montage commence le jeudi à 10h.
Le démontage commence le dimanche à 21h. Il faudra avoir quitté les lieux le soir même.
Un horaire précis sera envoyé aux Food Trucks et stands sélectionnés.
IMPORTANT : Un démontage avant l’heure de fin officielle n’est pas autorisé (voir point 1c).
IMPORTANT: Si vous installez une tente ou une autre structure, celle-ci doit impérativement être lestée au sol.

6.     Hygiène

Chaque Food Truck/stand est responsable de garantir une hygiène irréprochable de son équipement et de sa nourriture et doit être aux normes des exigences sanitaires de la Ville de Neuchâtel. Chacun doit être obligatoirement annoncé au SCAV en remplissant ce formulaire. Un contrôle sanitaire officiel aura lieu.

Chaque Food Truck/stand doit obligatoirement avoir sur son emplacement:

• Un lave-mains, du savon et de l’essuie-mains à usage unique pour se laver et sécher les mains

• Un thermomètre dans son frigo et/ou congélateur —> N’oubliez pas de relever la température 2 fois par jour

• Des aliments datés dans le frigo

• Une protection pour les aliments exposés avec une vitrine (protection contre les crachats)

• Une affichette mentionnant les allergènes et la provenance des viandes et poissons.

IMPORTANT: Si le règlement d’hygiène n’est pas respecté, les organisateurs ont le droit de faire fermer le stand et votre participation sera définitivement refusée pour toutes les prochaines éditions.
En acceptant ces conditions de participations vous donner le droit aux organisateurs de consulter les rapports du SCAV relatifs à l’événement.

7.     Infrastructure et technique
Les installations suivantes seront mises à disposition :

• Éclairage général du lieu (prévoyez de la lumière led pour éclairer votre propre Food Truck/stand)

• Source et panneaux électriques afin de brancher votre Food Truck/stand

• Containers pour le tri des déchets et du recyclage. Le traitement des ordures est inclus dans le prix.

• Une station de nettoyage avec un accès à l’eau froide courante (il n’y aura pas un accès à l’eau individuel pour chaque Food Truck/stand). Nous comptons sur chacun pour que la station de lavage reste propre. Aucun produit de nettoyage ou matériel de séchage ne sera fourni.

• Toilettes

• Musique d’ambiance. Il est par ailleurs interdit de mettre votre propre musique dans votre Food Truck/stand, sous peine de retenue de caution

8.     Ordre et nettoyage

Chaque participant doit maintenir son Food Truck/stand propre tout au long de la manifestation et doit laisser son espace entièrement propre le dimanche soir en quittant les lieux.
IMPORTANT: une protection au sol est obligatoire pour tous les stands. Elle est également obligatoire pour les Food Trucks susceptibles de tacher le sol avec des substances telles que huiles, graisses ou autre afin de respecter les lieux utilisés. En cas de dégâts, les frais seront retenus sur la caution (voir point 1c).
Chaque Food Truck/Stand qui cuisine avec de l’huile doit obligatoirement avoir un sac de granulés densorb en cas de dégât d’huile.
 

9.     Déchets

Chaque stand doit se munir d’une poubelle pour ses propres déchets et doit les déposer lui même à la centrale de tri où des containers seront mis à disposition. Le composte, le PET, le verre, le carton, l'aluminium, les déchets incinérables et l'huile doivent être jetés dans les containers correspondants. Il est interdit de déposer vos déchets dans les poubelles sur site réservées aux visiteurs.
IMPORTANT: interdiction absolue de déverser de l’huile dans les éviers, les toilettes ou les égouts, sous peine d’une amende de 500chf. Des bidons seront mis à disposition à cet effet à la centrale de déchets. Vous pouvez aussi y déposer vos bidons mais qui doivent obligatoirement être fermés par un couvercle sous peine de retenue de caution.

10.     Sécurité et prévention

Pendant les 4 jours de l’événement, une sécurité sera mise en place par contre aucun vol ou dégâts ne sera prise en charge par les organisateurs. Les Food Trucks/stands sont responsables de leurs valeurs.

Pour tous les Food Trucks/stands qui comptent cuisiner sur place, il est obligatoire d'être équipé d’une couverture anti-feu (si friteuse/huile/graisse) et/ ou d’un extincteur (si feu ouvert, gaz).
Nous attirons votre attention sur les nouvelles directives concernant l'utilisation d'appareils à gaz lors de manifestations. Ces derniers doivent être inspectés annuellement par un contrôleur agrée qui apposera une étiquette. L'exploitant doit remplir une check-list de sécurité lors de la mise en œuvre. Vous trouverez ici plus d’information.

 

11.     Assurance & Annulation

Assurance pour les personnes et les dégâts matériels : Chaque stand doit avoir une assurance responsabilité civile suffisante pour le dédommagement de tiers personnes. Les teneurs de Food Trucks/stands ne peuvent facturer aucune responsabilité contre l'organisateur. Les organisateurs ne prennent pas la responsabilité en cas de vols, ni pendant les heures d'ouverture du Festival, ni pendant la nuit.
Si le Festival devait être annulé pour raison extrême (catastrophe naturelle, politique ou sanitaire), les organisateurs ne pourront pas accepter de réclamations et ne pourront pas rembourser les frais d’inscriptions. Nous rejetons toute responsabilité. Le Festival est maintenu par toute météo.

12.     Communication et droit d’utilisation de l’image

Tous les exposants peuvent communiquer l’événement par tous les médias. Il est recommandé à tous les exposants de communiquer un maximum avant l’événement, par des mailings ou autre moyens directs.

13.     Places de parking

Il n’y a pas de parking mis à disposition pour l’événement. Si nécessaire il y a des places payantes dans le Parking du Port qui se trouve juste sous la place du festival.

 

14.     Personne de contact

Pour toute question complémentaire, envoyez nous un email à: neuchatelsff@gmail.com

En envoyant votre inscription, vous confirmez avoir lu et compris toutes les informations citées dans ces conditions de participation.
Ce règlement peut être soumis à des changements. Consultez-le régulièrement. 

Neuchâtel 2024